Mehr Zusammenarbeit im Finanzbereich

Im Zuge des Projekts «Finanzielle Führung» hat die Universität Zürich (UZH) im vergangenen Jahr neue, einheitliche Rollen im Finanzwesen eingeführt. Sie klären, wer für die Entwicklungs- und Finanzplanung, die Budgetierung und den Forecast welche Aufgaben hat. Gleichzeitig wurde in der Direktion Finanzen die Abteilung «FI Integration» ins Leben gerufen.

Beides sind wichtige Elemente in der Weiterentwicklung der Finanzorganisation an der UZH, wie Kerstin Press, Leiterin der Abteilung FI Integration, erklärt. Ziel ist es, trotz der grossen VieIfalt an Bedürfnissen im Bereich Finanzen über die ganze UZH effiziente Finanzprozesse zu etablieren.

Verschiedene Umsetzungsmodelle ermöglichen es, die Ausgestaltung der Rollen an Grösse und Aufgabenbereich einer Organisationeinheit anzupassen. FI Integration unterstützt dabei die Einheiten, die neuen Rollen zu verankern und dient gleichzeitig dazu, die Prozesse besser auf die Benutzenden auszurichten, wie Press erklärt: «FI Integration ermöglicht der Direktion Finanzen, die Finanzprozesse Hand in Hand mit den Nutzenden zu gestalten und zu begleiten.»

Aktuell richtet sich FI Integration laut Press vor allem an Personen in der Rolle der Ressourcenmanager:innen. Sie sind in den Einheiten für den Budgetierungsprozess zuständig, analysieren die aktuellen Finanzzahlen und geben der Leitung Entscheidungshilfen zu Finanzthemen, wobei die Entscheidungskompetenz nach wie vor bei der Leitung liegt.

Bisher standen vor allem die Fakultäten und grösseren Institute im Fokus der Direktion Finanzen. Mit FI Integration finden nun weitere Mitarbeitende mit Finanzaufgaben eine Anlaufstelle. «Für uns ist es wichtig zu wissen, was die Organisationseinheiten beschäftigt, und wo sie Fragen oder Anliegen im Finanzprozess haben», so Press weiter.

FI Integration soll solche Anliegen im Austausch mit den Verantwortlichen in den Organisationseinheiten sammeln und in die Direktion Finanzen einbringen. Die derzeit sechs Mitarbeitenden von FI Integration suchen dazu den Kontakt zu den Organisationseinheiten und haben eine Finanzcommunity aufgebaut, in der die beteiligten Ressourcenmanager:innen Fragen und Themen diskutieren können. «Gemeinsam erarbeiten sie dann gute Lösungen für die UZH», erklärt Press die Idee hinter der neu geschaffenen Abteilung.

Dieses Jahr finden in der Finanzcommunity Ressourcenmanagement auch Workshops zur Personalkostenplanung sowie zum Berichtswesen statt. Die Vorbereitung und Durchführung erfolgt dabei zusammen mit Mitarbeitenden aus anderen Abteilungen der Direktion Finanzen, etwa dem Controlling, welche die Tools für die entsprechenden Prozesse entwickeln. «So können wir mit FI Integration schon in einer sehr frühen Entwicklungsphase Feedback und Anliegen von den Nutzer:innen abholen», so Press.

Das Rollenmodell zielt auch darauf ab, die Ressourcenmanager:innen mit den notwendigen Kompetenzen und dem Fachwissen auszustatten, so dass die Leitung Aufgaben an sie delegieren kann. 

Schulung ist ebenfalls ein wichtiges Thema für die Abteilung FI Integration, wie Press erklärt. Geplant ist ein blended learning Ansatz: Basiswissen soll dabei über Video und Online-Angebote vermittelt werden. Diese sollen ergänzt werden durch Präsenzveranstaltungen, in denen der gegenseitige Austausch im Vordergrund steht.